利益を出すイベントの企画方法-前編-

雑記

イベントを開催しようと考えても、初めてイベントをおこなう場合に何から決めていいかわかりませんよね。

そんな人のために、一つの例をとってイベントの企画方法について書いてみようと思います。

イベントの種類ってたくさんあるので、今回は「祭り」でいってみましょう。

いや、「おしゃれな祭り」くらいにしておきましょう!

祭りかよ!って意見もあると思いますが、一番わかりやすく応用聞くと思うのでぜひ参考にしてみてね。

 

自分がイベントの主催者だとしたとき、そのイベントが終了したときに何が残るべきかを考えるべきです。

これがイベントの目的となります。

今回は銭ゲバ風にいきましょう、イベント終了後、儲けを出す!を最終目標としてイベントを組みます。

チケット代、場所、時期、何から決める?

 

イベント開催にあたって、何から決める?というのが重要ですが、

 

何から決めていいかわからん!!!が本音でしょう。

 

そもそもゼロからスタートするわけです。

何を言ってもしょうがない!と割り切りましょう。
「当日は雨になるかも」「お客さん一人もこないかも」などなど心配はつきませんが、

そうならない努力はするにしても、不安材料を全て取り除くことは不可能です。

 

まず、あなたが主催するとして何からきめますか?

  1. チケット代
  2. 会場
  3. 時期

チケット代を決めないといくらお金が集まるか検討がつかない!

会場を決めないと、いくらお金がかかるのか検討がつかない!

時期を決めないと、何が必要になるか検討がつかない!

 

そーなんです。どれから決めるかなんてかなり無理ゲーなんですよ。ある程度の強引さと自信をもっていきましょう。

と、言いたいですがここはスマートにいきたいところですよね。

 

 

まずは会場を決める

僕が推したいのは会場です。間違いなく会場です!

どこで開催するのかという場所ですね。

 

会場を決めるということは、「絵を何に描くか」を決めるようなものだと思います。

A4のコピー用紙に絵を書こうと決めてしまえば、「じゃー色はペンキで塗るか」とはなりませんよね。

会場を決めるとはそういうことです。可能な範囲、できることの限界を決めてしまうんです。

 

 

学校のグラウンドで開催する!と決めてしまえば、
入場者が3万人入るということはまずありえないわけです。そこから現実的な数字を作っていきます。

 

 

会場が大きければその分経費も大きくなる。利益が膨らむ分、経費とリスクも大幅にあがります。

会場が小さければ利益が小さい分、経費もリスクも小さくすみます。

そして、経験上会場が小さいほうがお客様ひとりひとりの満足度は高い(上げやすい)です。

会場を決めるときの注意点

 

会場決めは一人では決めずにイベントを主催するメンバーと入念に話し合いましょう。

 

重要なポイントしては下記

  1. 会場の使用料
  2. 交通アクセス
  3. 収容人数(広さ)

 

会場の候補としてはある程度の数をだして、その中で上記3点を必ずチェックしましょう。

会場の使用料

 

これはレンタル料なので、イベント実行側が支払うお金が発生します。

前払いのところの場合は事前に資金を準備しておく必要もあります。

ここで支払いを抑えておきたいところなので、できるだけ安くて良い立地の場所を選びましょう。

 

また屋外の広場などであっても、必ず使用の許可はとりましょう。

どこに問い合わせいいかわからない場合は行政関連(市役所など)に聞いてみましょう。

 

 

その際に禁止事項なども聞いておくとベストです。場所によっては音楽イベントのような大音量を発するイベントはできない場合があります。

確認の際に使用可能な時間帯もチェックしておきましょう。

交通アクセス

 

どんなに素晴らしいイベントでも人里はなれた山の中にあってはなかなか集客は難しいです。

その逆も言えます。イベントの知名度がなくとも、アクセスがよければ当日になり思わぬ集客があったりするものです。

 

公共交通機関がどれくらい使えるか、駐車場は確保できているかなどチェックしてみましょう。

その際に注意する点として、時期や同日にかぶるイベントがないかなどのチェックも必要です。

 

田舎では自家用車でイベントに参加される方も多く、駐車場はイベント参加を決める大きな要因になります。

有料でも駐車場が使えたほうがいいというお客様は少なくないのです。

 

周辺に駐車場が確保できない場合は、遠くに多くな駐車場を借りシャトルバスを出すという手もあります。

その際にはシャトルバスの収容人数、運行数、片道にかかる時間などを必ず算出しましょう。

 

シャトルバスを準備したけど、一度に10名しか運べませんでは全く意味がありません。

 

スピードこそ価値です。時は金なりですね。

収容人数(広さ)

 

場所を決める要因として広さはとても大事です。

単純な面積ではなく、使用可能な範囲を必ずチェックしましょう。

 

緊急車両が通れるような道を確保しないといけないなど、様々なルールがあります。

広さを算出するときに必ずチェックしたいものは

  1. 駐車場(関係者・お客様用)
  2. 飲食店などの店舗
  3. 運営サイドの本部テントや警備テント
  4. ステージ
  5. 休憩スペース(お客様用)

 

これらを全て配置したとして、お客様の歩くスペースが確保できているのか、同時に何名ほどお客さまが入れるものかを算出しましょう。

人間一人あたり80cm×80cmほどで算出してみると良いかもしれません。

会場が決まったら最大来場者数を決める

 

イベントの成功には欲をかかないことが一番です。

1万でも10万でも大幅なお客様が来てくれることが最高です。でも、それって満足度の大幅な低下と事故を招きます。

 

自分がお客さんだったら、人混みなんて嬉しくもなんともないですよね。適度を決めましょう!

 

ここで決める来場者とは、「最大来場者数」です。

ということは、これを絶対に超えることはないということです。

これを超えそうなときには当日券販売中止などの入場規制をおこないます。欲をかかないようにキャパシティを把握しておきましょう。

 

最低来場目標は、最低来場者数に対して7、8割くらいで見込んでおくといいかもしれません。(協賛などによるので、明確には言えない)

7、8割のお客様が来場して目的が達成できるような作りにしていくことが重要だということです。

チケット代から決めるか、設営費用から決めるか?

 

 

ここはものすごく難しいところですね。

  1. チケット代から決める(収益からやれることを決める)
  2. 設営費用から決める(やりたいことに対して、集める金額を決める)

 

ケースバイケースといってしまえばそれだけですが、

僕個人としては「誰かの真似をしたいのか、新しいことをしたいのか」だと思います。

 

前例があるものであれば、絶対的にそれを参考にすべきです。

それにプラスαするだけで十分に価値があるし、それだけでもイベントを実施するって大変です。

 

前例を参考に運営費用の割り出しと、チケットの料金を参考にしましょう。

すでに「相場」というものができあがってしまってるのが現実です。

 

そして、「新しいことしたい」人について。

ものすごくイバラの道を歩むと思います。お手本がない道を選ぶわけなので。

でも、個人的にはそんな人を全力で応援したいですよ。つまんねーことやってもしょうがないでしょ。

新しいことやる!無謀なやつらは設営費用を割りだそう。

 

「新しいことをやろう!」と選ぶ人たち。

アホですねー!どアホだねー!っと思いっきり言ってあげたい。

でも、そういう心が新しいものを生み出すんです。

 

そんな勇者たちの踏み台になれるなら、僕は本望です。

 

新しいことをやるなら、足し算はやめましょう。

すべては引き算です。志もったやつらに、足し算なんてやってたら無限の数字にしかたどり着かないですからね。

 

やりたいことをまずは全て出してみましょう。

もちろん、来場してもらう方に喜んでもらえる内容が大事ですよ。自己満足にならないように。

  1. ステージイベント
  2. 出店店舗
  3. 会場セット
  4. プレゼント

 

どれくらいの出費があるのかを把握することが最重要です。

ステージセットなど業者に依頼することになると思いますが、必ずアイミツ(相見積もり)をとりましょう!

「うち、安いですよー!」って言葉に根拠はない!しかし、安ければいいということもない!

 

イベントを成功させたいという志のある人間をパートナーに選びましょう。

経費がわかれば、そこからプラスか?ゼロか?マイナスか?

 

 

イベント会場、内容が決まってしまえば最低限の必要な費用は出てきます。

これをプラスにするか、ゼロにするか、マイナスでいくか。

ここで大きく方向性が変わってきます。

 

今回は利益を出すイベントいうことで、プラスを出すプランを考えてみましょう。

 

(ゼロ、マイナスプランも具体的に考えてみたいね)

どこからイベントの収益を出すか。チケット代しかないの?

 

やはり、イベントの主な収入源はチケット代。

ここで利益を出せるくらいまで持っていけたらベスト!無問題!

 

 

経費としていくらかかるのか?ざっくりと考えてみましょう。

ステージ設置、各人員(警備・運営)、アーティスト出演料、運営側人気費、etc….

 

これが総合して、2000万かかった!!としましょう。(規模に合せてこの辺は考えてね)

会場に動員できるのは最大で5000人だ!!と、いう場合。

 

5000人×80%(会場に対して余裕をもった人数)=4000人

経費2000万÷4000人=5000円

 

 

4000人来場した場合、チケット1枚5000円でトントンになるわけです。

そこそこお高い値段ですよね?5000円って。

チケット代に対してどう価値を生み出すか?

 

チケット5000円が高いか安いかなんて、誰にも判断できないんですよ。

マライアキャリーのライブが5000円で見れたら、文句いうやつはいないですよね。むしろプレミアがつきます。

 

チケット料金が高いか安いかなんていうのは、中身のコンテンツ次第なんです。

5000円のチケット、5000円以上のチケットを実現するにはどうすればいいのか?という考えが大事。

 

 

これぞ付加価値、とでもいいますか。

これからの時代のイベントはここが大事なのかもしれないですね。

 

食べ物にしてもステージにしても、量より質だと思います。

有名アーティストだから質がいい、というわけじゃないです。

本物のステージが見れたらお客様は満足するはず。コンテンツを見極め、集めるのも主催者の責任ですよ。

チケット代を下げてみるとどうなるか?

 

 

5000円チケット、4000人で想定した現状を見直してみましょう。

3500円チケット、4000人にするとどうなるか?

 

3500円×4000人=14,000,000円 (一千四百万)

 

当初の予定では、2000万円の経費の想定だったので、マイナス600万ということになります。

 

このマイナスを埋めることさえできれば、問題はないわけです。

マイナスを埋めるには協賛という手がある。

 

イベントではかかせない「協賛」こちらに力を借りない手はありません。

わかりやすいところでいうと、お祭りで配られるうちわの裏に企業ロゴをみたことはありませんか?

「あなたの会社を宣伝する代わりに金をくれよ」というのが協賛です。

 

人が集まるイベントには、企業の大事なイメージ作りの場でもあります。

 

協賛は全く汚い手ではなく、持ちつ持たれつの大事な要素なのです。

 

その代わり、お金を受け取るだけのイベントんお価値を出す責任が発生します。

恥ずかしいイベントなんてしたら企業のイメージを下げ、逆に罰金を払えといわれる事態にもなりかねません。

 

協賛金は軽い気持ちでは絶対受け取ることはできず、

イベントの方向性や成功を説明できるほどの意思やプランがあってこそ可能になります。

 

逆にいえば、それくらいの信念があれば共感して協賛してくれる企業は確実にあるということです。

まとめ

 

 

思ったよりも長くなってしまったので、別記事に続きを書いていきたいと思います。

 

少しでも参考になれば幸いです。何かあれば遠慮なくコメントください。

 

できる限りわかりやすく書きたいと思ってますが、まだまだな自分なのでどうぞよろしく。。。

 

 

 

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